Si vous avez besoin d’une salle de réunion pour organiser des assemblées, des réunions ou tout autre type de rassemblement avec votre équipe de travail, les espaces proposés par les centres d’affaires sont l’option idéale pour vous.
La location de salles de réunion est un phénomène qui a pris de l’ampleur ces dernières années. Comme vous le savez, de nombreuses entreprises n’ont pas d’adresse fixe. Cela peut être dû au fait qu’elles travaillent à distance ou qu’il s’agit de jeunes entreprises.
Quoi qu’il en soit, il est fréquent de rencontrer des situations dans lesquelles il est important de disposer d’une salle de réunion.
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Salle de réunion : c’est la raison pour laquelle vous devez réserver une salle de réunion.
L’un des grands avantages d’une salle de réunion est qu’il s’agit d’espaces conçus pour être pratiques et fonctionnels. En d’autres termes, ils disposent d’une série de produits et de services qui faciliteront la logistique de votre événement.
Voici un guide étape par étape sur les détails à prendre en compte lors du choix d’une salle de réunion :
1. Être patient avec la recherche
Il est important que vous suiviez le conseil de ne pas choisir la première option. Pour prendre une décision efficace, vous devriez examiner le plus grand nombre possible d’options disponibles pour une salle de réunion au Québec ou dans la province où vous vous trouvez.
Vous devez vérifier que la salle de réunion est disponible aux dates auxquelles vous en avez besoin. Pour cela, nous vous recommandons de contacter la direction de l’espace bien à l’avance.
Aussi belle, professionnelle et confortable que soit la salle, vous devez penser aux besoins spécifiques de votre équipe. Par exemple : combien de personnes rencontrez-vous, quel type de réunion s’agit-il, quels outils utiliserez-vous si vous faites une présentation ?
2. Revoir la liste des services
Avant de réserver la salle de réunion, assurez-vous qu’elle offre des services tels que du personnel d’accueil, un bon débit internet, des tableaux blancs et des projecteurs de haute qualité, entre autres.
Précisez également si vous avez besoin que le fournisseur s’occupe de détails tels que la papeterie, les boissons pour les invités, la numérisation et l’impression de documents, la traduction, la comptabilité ou les services de secrétariat. Tous ces services supplémentaires pour votre entreprise donnent une valeur ajoutée à votre salle de réunion.
3. Vérifier l’emplacement exact
Vous devriez également envisager que la salle de réunion soit située dans un point central de la ville. N’oubliez pas que des hommes d’affaires étrangers peuvent assister à votre réunion sans connaître la ville.
Il doit être facile d’accès par différents moyens de transport et un parking doit être disponible au cas où certaines personnes viendraient avec leur propre voiture. Cela sera bénéfique pour vous aussi.
En général, les immeubles de bureaux à louer sont bien situés. Toutefois, il n’est pas inutile de nous contacter pour être sûr à 100% de l’emplacement exact des locaux.
4. Prendre en compte le rapport qualité-prix
Vous ne voulez pas investir une grosse somme d’argent s’ils ne répondent pas à tous les critères de vos priorités. Demandez au centre d’affaires quels sont les coûts et les moyens de paiement qu’il accepte.
En le sachant à l’avance, vous vous épargnerez bien des soucis et des tracas. En outre, vous serez en mesure de comparer le prix avec ce qui vous est proposé et de prendre une décision plus éclairée.
5. Décider du mode de location
Si vous n’organisez qu’une conférence à Québec, vous voudrez probablement une salle de réunion qui peut être louée à l’heure. Ainsi, vous ne paierez pas trop cher pour un espace que vous n’utiliserez pas.
Toutefois, si vous prévoyez de donner une série de conférences sur plusieurs jours ou de faire travailler une équipe en face à face pendant une période plus longue, il est idéal de fixer un calendrier et d’en informer le centre d’affaires.